12 ferramentas de produtividade para freelancer

É muito fácil perder a concentração quando você está trabalhando em casa — o que é realidade para a maioria dos freelancers. O ponto chave disso tudo é que, como freelancer, você recebe por sua produtividade, ou seja, por trabalhos entregues. Não ser produtivo o impede de buscar novos clientes, de pegar novos jobs e até mesmo de cuidar da sua vida pessoal.

Neste post, vou compartilhar algumas ferramentas de produtividade para freelancer que me ajudaram a ser mais focada e produtiva – e a tornar a minha atividade como freela mais rentável também!

Dicas de ferramentas de produtividade para freelancer

1. Tomato Timer

Essa é uma ferramenta para quem é adepto da técnica Pomodoro – para a mim a mais eficiente de produtividade. Com este método de gerenciamento de tempo, você alterna momentos de muito foco com momentos de distração. Funciona assim: 25 minutos totalmente concentrado em uma única tarefa, seguidos por 5 minutos de descanso.

Não importa se você não terminou a atividade, ao fim dos 25 minutos você precisa parar e desviar sua atenção para outra coisa. Pode ser ir ao banheiro, dar uma olhada nas redes sociais ou pegar algo para comer. Depois de quatro blocos de foco, existe uma pausa maior, de 30 minutos.

Essa técnica me ajuda muito a controlar a ansiedade e a manter a concentração, principalmente quando tenho textos ou planejamentos para fazer. Para gerenciar meu tempo, eu uso o Tomato Timer, um cronômetro que avisa quando devo fazer cada pausa.

Sobre a metodologia Pomodoro, outra coisa que gosto bastante é a ideia de que você deve fazer uma lista todas as manhãs descrevendo o que precisa desenvolver naquele dia específico. Ao fim de cada atividade, você marca ela como cumprida. Mesmo quem usa gerenciadores online de tarefas pode seguir o método revisando e ordenando cada uma delas.

2. Microsoft To Do

Ainda pouco conhecido, o Microsoft To Do foi lançado no ano passado, substituindo o Wunderlist, que foi adquirido pela Microsoft.

O aplicativo possui as mesmas funções do antigo gerenciador de tarefas, ajudando você a planejar e executar as suas tarefas do dia a dia.

Basta criar uma lista ou grupo de tarefas e classificá-las por ordem de importância, data de conclusão, data de criação, ordem alfabética ou somente visualizar as atividades do dia. Além disso, é possível sincronizar com outros aplicativos da Microsoft, como Outlook, importar arquivos do Word, Powerpoint e outros.

3. Pipefy

Comecei a usar o Pipefy há pouco tempo, por indicação de uma amiga que também é freelancer. É uma ferramenta gratuita que utiliza como base a metodologia Kanban. O mais legal dela é que existem modelos para diferentes áreas. Na de Marketing de Conteúdo, por exemplo, as atividades avançam para conclusão com checklists para processos especificos, como otimização de SEO e revisão. É excelente para trabalhar em equipe, mas mesmo que você utilize sozinho, consegue visualizar mais fácil todas as etapas do que precisa entregar.

Além de Marketing de Conteúdo, é possível criar boards de gestão de tarefas, RH, Finanças, Vendas e Desenvolvimento de Software.

4. Google Keep

Um dos maiores gatilhos para a dispersão quando você trabalha conectado à internet é o número de janelas abertas no seu navegador (socorro!!). Pode até começar o dia apenas com o e-mail e o Facebook, mas aí recebe um ebook legal, vê o link para um artigo….

O grande problema é que você começa a ler esses materiais, percebe que tem que voltar ao trabalho, deixa a janela aberta e quando vai desligar o computador acaba desistindo da leitura.

Para evitar que isso aconteça eu uso o Google Keep, que é uma ferramenta de lembretes do Google (integrada à sua conta e com aplicativo para celular também). Ao longo do dia, salvo todos os links e lembretes que preciso organizar depois. Nas pausas do Pomodoro aproveito para resolver as pendências (transformar em tarefas) e para colocar algumas dessas leituras em dia. Mas você pode definir o melhor horário, adicionando um alarme para cada lembrete.

5. Notion

Pense numa plataforma onde você pode centralizar e organizar todas as suas atividades em poucos minutos: este é o Notion. Para começar, ele tem vários modelos de templates, permitindo que você insira desde um lembrete rápido até um planejamento completo do mês, com calendário e lista de tarefas. Além disso, também é possível criar uma lista de livros para ler e guardar links de sites que você usa com frequência.

É bem fácil separar as atividades pessoais das profissionais, basta usar as categorias Personal e Home, ou nomear da forma que quiser. Depois, pode adicionar uma nova página com um nome e template diferente, o que torna essa ferramenta muito prática e útil. E o melhor: ela é totalmente gratuita!

6. Calendly

Nós, freelas, sabemos o quanto é complicado conciliar as agendas dos clientes com a nossa, não é verdade? Mas o Calendly acaba com aquele sufoco de agendar uma reunião em cima da outra.

Ele funciona como um “agendador” automático de reuniões e o usuário pode conectá-lo com até seis agendas diferentes — a sua e a da sua equipe, ou a equipe do cliente.

Simplesmente defina uma data e a ferramenta avisará sobre conflitos de agenda e enviará notificações aos convidados. Você ainda pode delegar o agendamento a um participante, limitar o número de reuniões diárias, adicionar um tempo entre um compromisso e outro, estipular um prazo mínimo de antecedência para cada agendamento e marcar conforme o fuso-horário de cada participante. Com tudo isso, dá para se preparar para as reuniões e respirar mais aliviado. Ufa!

7. Toggl

Como estamos falando de tempo, nada melhor do que saber quanto você gasta para executar cada tarefa do seu dia. Para quem trabalha por hora, como muitos freelancers, isso é super importante! Ainda bem que existe o Toggl.

Uma vez acionado, ele funciona como um cronômetro e pode ser integrado a outros aplicativos, como Google Drive e Trello. Ele é perfeito para fazer o seu controle de horas, mas pode ser usado também em outras atividades, como, por exemplo, praticar exercícios.

O app está disponível para celular, computador ou no seu navegador web. Com o plano básico (que é gratuito) dá pra usar com até cinco pessoas.
Um outro aplicativo interessante de time tracking nesse mesmo estilo para você experimentar é o Clockify.

8. Forest

Imagine ser mais produtivo enquanto ajuda a natureza? Essa é a proposta do app Forest. Mas o que será que isso tem a ver com a sua produtividade? Então, acontece que, para que sua árvore cresça e dê frutos, você precisa ficar longe do seu celular, pelo menos por algumas horas.

Não entendeu nada? Calma, eu explico. O Forest é um jogo que ajuda você a manter o foco. Ao baixar o app, você será convidado a plantar uma árvore virtual e programar um tempo para que ela cresça, só que durante esse tempo, a única regra é não mexer no celular de jeito nenhum, caso contrário, sua árvore morre.

Assim, à medida que suas árvores crescerem, você será mais produtivo e ganhará moedas por isso. Só que o jogo não para por aí. Juntando 2.500 moedas, você pode “investir” para plantar uma árvore real em vários países da África. Quer dizer, os desenvolvedores do app doam essa quantia para a ONG Trees for the Future, responsável pelo cultivo. Muito bacana, né? Vale experimentar!

O Forest possui versões para Android e IOS, mas esta última é paga e custa US$ 1,99.

9. Kill News Feed

Falar sobre ferramentas de produtividade para freelancer sem falar em controle de redes sociais é praticamente impossível!

Não dá para ser produtivo olhando o whatsapp toda hora ou com a janela do Facebook aberta. Mesmo assim, tem dias que a tentação é grande de ficar olhando as redes sociais toda hora. Com o whatsapp é simples, basta desativar a conexão com a internet no seu celular quando estiver focado. E não acesse o WhatsApp no desktop, por favor!! A única exceção é se você realmente precisa estar conectado para trabalhar.

Para evitar a distração com o Facebook, eu uso outra ferramenta: Kill News Feed. É uma extensão para o Google Chrome que bloqueia a atualização da sua timeline. Adeus, rolagem infinita procurando por algo interessante! O desbloqueio pode ser feito quando você quiser, mas certamente vai pensar duas vezes antes de fazer isso.

Existe outra extensão semelhante, chamada News Feed Eradicator. Essa é para os mais viciados: ela aumenta o sentimento de culpa por procrastinar no Facebook com uma citação sobre produtividade exatamente no espaço da timeline!

10. GuiaBolso

Sendo freelancer, você precisa fazer pelo menos o mínimo de gestão financeira. O ideal é montar um fluxo de caixa para seu trabalho (ou adaptar algum pronto, existem vários disponíveis na internet). Mas se a ideia não é se profissionalizar tanto, o mínimo a fazer é saber o quanto você ganha por mês e onde gasta seu dinheiro.

O melhor aplicativo para quem não quer se preocupar em gastar muito tempo controlando gastos é o GuiaBolso. Ele tem integração com suas contas bancárias e identifica automaticamente a maioria das despesas em categorias. Ao longo o mês, é fácil monitorar como está sua situação financeira e, inclusive, estabelecer metas de gastos e investimentos.

11. Coach.me

Esse aplicativo é para não esquecer das metas e projetos pessoais! No Coach.me, você escolhe atividades que precisa cumprir ao longo da semana, recebe lembretes e pode ver dicas de outras pessoas que estejam com o mesmo desafio.

Os meus, por exemplo, são meditar, ler, assistir a filmes, ir à academia e cozinhar pelo menos algumas vezes na semana. Fazer o que se gosta também é importante para ser mais produtivo, pois você consegue manter a mente focada e organizada quando sentar para trabalhar.

12. Spotify

Eu moro sozinha, então o silêncio no meio do dia às vezes é perturbador! Já trabalhei em ambientes bem movimentados e barulhentos, como redação de jornal e área comercial – acho que aprendi a focar com barulho. No início, quando me incomodava com o silêncio, ligava a televisão. Nem preciso comentar o que acontecia…

Depois de um tempo comecei a ouvir música e funcionou bem para mim, principalmente com músicas mais tranquilas. O Spotify é uma ótima ferramenta de músicas e existem várias playlists para focar, de música clássica à eletrônica. Uma que eu gosto bastante é a trilha sonora do filme Amélie Poulain, que é instrumental, mas não dá vontade de voltar para a cama e dormir.

Às vezes, mais do que ferramentas de produtividade para freelancer, precisamos também buscar alguns hacks! É sobre isso que eu falo no vídeo abaixo!

Compartilhe aqui também quais são as ferramentas de produtividade para freelancer que você utiliza no seu dia a dia!

Este artigo foi produzido em colaboração com Fatima El Kadri.

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