Planejamento da rotina de trabalho é uma realidade para você?

Não faz muito tempo, descobri um grande talento meu: sou uma planejadora. Além da massagem no ego de descobrir algo bom sobre mim mesma, isso tem me ajudado em um fator bem importante para o modelo de carreira que escolhi, atuando como freelancer. Ao fazer um bom planejamento da rotina de trabalho, tenho melhores resultados.

É sério, aprendi na prática que ao planejar o que vou fazer todos os anos, meses, semanas e dias, ganho alguns benefícios bem interessantes na rotina:

• Posso ganhar mais no fim do mês, afinal, como freelancer, quanto mais trabalho, mais recebo.
• Tenho menos estresse na execução dos trabalhos, pois consigo prever onde pode haver um gargalo e onde posso precisar do apoio de outro profissional.
• Tenho menos problemas nas entregas e no cumprimento dos prazos.
• Sobra mais tempo livre (aquele tempo livre planejado, que sei com antecedência que vou poder usar em algo que me faça muito bem).

Como sei que produtividade é um dos maiores desafios da maioria dos profissionais (inclusive meu!), neste artigo vou compartilhar o que faço para planejar meu dia a dia. Que seja útil para você também!

Como é meu planejamento da rotina de trabalho?

Mais do que falar sobre métodos de planejamento da rotina de trabalho e de organização pessoal (até porque não sou uma especialista no assunto…), acho que faz mais sentido eu contar um pouco sobre como eu me planejo, tanto para meu trabalho como freelancer, quanto para a gestão do Vivendo de Freela!

Metas do ano e de cada mês

A primeira coisa que faço, todo final de ano, é planejar as minhas metas para o período que está por vir. Mas nada de resoluções absurdas e impossíveis de cumprir. O segredo é olhar para os resultados anteriores, pensar quais são as oportunidades que o mercado pode trazer, como vou me comprometer com este ou aquele projeto e, assim, traçar metas que façam sentido.

Vale lembrar que nem sempre metas são números e que você pode fazer avaliações subjetivas sobre elas. Mesmo assim, quando possível, sempre é bom tentar quantificar.

Para ilustrar, abaixo está o fluxo de como defino minhas metas:

1. Listo os campos principais da minha vida (Carreira, Blog, Família e Relacionamentos, Cuidados Pessoais, Estudos, etc);
2. Estabeleço meus principais objetivos para cada uma dessas áreas de forma mais ampla (Ex: manter faturamento recorrente de pelo menos R$ x, estar mais próxima dos meus amigos, aprender coisas novas que sejam relevantes profissionalmente);
3. Para cada objetivo, coloco metas que possam ser avaliadas dentro de um prazo específico.

Dando o exemplo do planejamento para os estudos:

Objetivo: Aprender coisas novas que sejam relevantes profissionalmente

Metas:

• Avaliar o programa de Mestrado de 4 instituições para início em 2019;
• Fazer um curso de Growth Hacking, mesmo que online;
• Participar de 1 evento ou palestra por mês;
• Ir para o RD Summit.

Não se esqueça de, depois de definir as suas metas para o ano, colocar uma data de conclusão ou avaliação para cada uma delas. No caso de metas que sejam progressivas (como aumentar o tráfego do blog em 150%), vale a pena quebrar em metas mensais que possam ser avaliadas em períodos menores do tempo.

Pronto, feito isso, você tem metas para seu ano e um cronograma do que deve ser realizado em cada mês!

Planner

Este ano, para ajudar a organizar essas metas e objetivos, comecei a usar um planner. Sim, me rendi à modinha! Mas tem valido a pena! Comprei um da WishPlanner, mas vi várias outras marcas por aí com propostas bem interessantes.

Minhas metas para o ano estão lá e o legal é que o planner serve como uma ferramenta para revisá-las e também para distribuí-las ao longo do tempo. Apesar de ter as divisões diárias, o que funcionou para mim é usar todos os domingos a noite para revisar e avaliar o que foi feito durante a semana e me planejar para a semana que vem pela frente.

Defino as prioridades para os meses, semanas e dias e vou marcando conforme for cumprindo ou evoluindo. Gosto também de monitorar alguns pontos da vida pessoal, como alimentação, conta bancária, entre outros. Em cada semana, por exemplo, eu listo os amigos que encontrei naquele período – afinal, estar mais próxima deles é uma das minhas metas do ano!

E calma, você não precisa gastar muito dinheiro. Dá para fazer planner no caderno pontilhado, na folha A4 e até no papel de pão, só buscar algumas referências e estruturar o seu com o que faz sentido para você!

Quer um incentivo extra? Clique na imagem abaixo e faça donwload do planner diário que eu montei!

Cronograma e visão dos projetos

Além das metas e da utilização de um planner, também monto um cronograma para cada um dos meus projetos – bom para mim e para os clientes! Faço uma boa e velha planilha no Excel, onde posso alocar as atividades vendo o calendário como um todo. Depois, hora de passar para a ferramenta que utilizo para gestão, o Trello.

Se você ainda não conhece, recomendo muito! No Trello, você cria quadros para seus diferentes projetos e os divide em fases de execução. Abaixo um exemplo do que pode ser feito:

Nos meus quadros, vou incluindo também aquelas demandas e atividades pontuais, que não estavam planejadas lá no início. E, assim que vou cumprindo, marco como finalizadas.

Lista de tarefas diárias

Mesmo usando o Trello, gosto muito da sensação de ir “riscando tarefas do papel”. Por isso, todos os dias antes de começar a trabalhar, escrevo uma lista em um bloquinho, com tudo que preciso fazer, em ordem de prioridade. Aproveito para incluir aquelas pequenas ações da vida pessoal – marcar médico, comprar passagem, pagar conta, etc.

Como utilizo muito a técnica do Pomodoro, gosto também de dividir o que deve precisa ser feito nesses períodos de foco total e o que pode ser encaixado nos intervalos. É impressionante como o tempo rende muito mais assim!

Agenda e controle do tempo

Outro ponto que me ajuda muito no planejamento da rotina de trabalho é utilizar minha agenda para controle de tempo. Uma vez que passo bastante tempo nos clientes (pelo menos metade dos meus dias), preciso otimizar muito bem os momentos que estou no home office.

Por isso, quando tenho uma grande tarefa para fazer (um planejamento, uma pesquisa, um artigo mais extenso), reservo um período na agenda para isso. E é reservado mesmo, não há reunião ou outro compromisso que me faça mudar. Desta forma, evito ter um monte de compromissos picotados na agenda, com curtos intervalos para realmente colocar a mão na massa.

Avaliação mensal

É claro, todo bom planejamento, mesmo que seja da sua rotina, precisa passar por uma avaliação. Então, todos os meses, eu meço não só os resultados dos projetos, mas também como foi a minha produtividade naquele período. Quantos artigos produzi? Quantos planejamentos fiz? E reuniões? Fiquei mais tempo em reuniões ou em deslocamento?

Esse balanço me ajuda a melhorar nos meses seguintes. Como exemplo, a própria decisão de agrupar todas as reuniões para ficar no máximo um turno por dia fora do home office faz parte dessa análise mais estruturada. Você faz alguma avaliação deste tipo? Se fizer e tiver novos insights, não deixa de comentar aqui no artigo 🙂

Ferramentas para ajudar a se planejar

Já que falei ao longo desse post algumas ferramentas de produtividade que podem ajudar no planejamento da rotina de trabalho, aproveito para listar de forma bem objetiva mais algumas aqui:

• Trello – para gestão de projetos
• Wunderlist – para listas de tarefas
• Doodle – para marcar reuniões
• Evernote – para organizar as anotações
• Tomato Timer – para usar a técnica Pomodoro
• Toggl – para controlar o tempo em cada tarefa

Faltou alguma? Compartilha nos comentários!

Onde buscar inspiração?

Vale também a dica de canais de conteúdos incríveis para quem quer aprender com os especialistas sobre planejamento da rotina de trabalho e sobre inspiração para o dia dia. Separei aqui embaixo três deles que costumo ler com frequência!

• LifeHack – muitos hacks para a vida pessoal e profissional, inclusive de planejamento e produtividade.
• Vida Organizada – se tem alguém que entende de organização, esse alguém é a Thais Godinho!
• Wish Planner – comprei o planner deles e comecei a receber tanto conteúdo bom que deu vontade de ter um dia de 30 horas para poder ler todos!

Tenha o planejamento como seu estilo de vida. Que tal?

Esse artigo falou de planejamento da rotina de trabalho. Mas, sério… se ainda não tem o hábito de planejar na sua vida, recomendo de coração que comece a adotá-lo. Viagens, carreira, finanças, compras, sonhos. Não precisa engessar suas tomadas de decisões, entretanto, pensar com antecedência, colocar um plano no papel e fazer de tudo para executá-lo é certamente caminho para chegar no sucesso (seja ele financeiro ou realização pessoal!).

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