Como usar o Trello para organizar a vida pessoal e profissional?

Sabe gente que é fã de ferramenta, que fica fazendo propaganda de graça para todo mundo? Sou eu com o Trello. Uso desde antes de começar a trabalhar como freelancer e, quando decidi apostar na vida independente, foi um recurso muito bem-vindo para ajudar na organização e na produtividade. E tava faltando um artigo aqui no Vivendo de Freela explicando como usar o Trello, não é?

Sendo assim, resolvi fazer isso e mais um pouco: criei um modelo de quadro para freelancers e fiz um vídeo tutorial sobre como utilizar. Tá tudo aqui nesse texto, espero que gostem!

Como o Trello funciona?

Para quem ainda é iniciante nessa ferramenta, antes de falar sobre como usar o Trello, aqui vai uma rápida explicação sobre ela. O Trello é um aplicativo de gerenciamento de projetos (para celular e para navegador), baseado na metodologia Kanban.

Este método foi criado por David J. Anderson e tem como objetivo ajudar na priorização de tarefas ao deixar o foco claro para todos os envolvidos. Quer saber mais? Achei esse excelente artigo sobre o que é Kanban!

Seguindo em frente, para entender como usar o Trello, é preciso entender seus principais elementos:

1. Quadros

Cada quadro (ou board) é uma “página” dentro do Trello, a área em que você organiza seu projeto específico – como “Viagem de Férias”, “Marketing de Conteúdo” ou o que mais precisar ser gerenciado por você, tanto da vida pessoal quanto profissional.

2. Listas

Dentro de cada quadro, você coloca listas (colunas), que funcionam como etapas ou categorias do seu projeto. Por exemplo, dentro de um projeto de produção de conteúdo, elas podem ser: definição de palavra-chave, definição do tema, briefing, redação, revisão, publicação, etc.

3. Cartões

Os cartões ficam dentro do quadro e abaixo das listas, correspondendo a detalhes menores. No quadro que demos o exemplo, de produção de conteúdo, os cartões poderiam corresponder a cada artigo, vídeo, ebook ou outro material a ser desenvolvido.

Atualmente, os cartões já vinculam ferramentas externas e exibem, por exemplo, prévias do YouTube, do Google Drive e do Instagram. Além disso, é possível vincular um quadro no título de um cartão e também clonar um cartão para que ele apareça em vários quadros ao mesmo tempo. Assim, as pessoas podem trabalhar em quadros diferentes com as mesmas informações.

4. Fluidez entre elementos

Considerando esses três elementos principais (quadro, listas e cartões), é importante saber que existe fluidez entre eles. Você pode movê-los de lugar, conforme o andamento do projeto.

Por exemplo, você pode mover um cartão de um quadro para outro, devido à mudança de escopo.

Ou mudar uma lista de lugar dentro do quadro dependendo da ordem do processo.

Ou, o mais comum no dia a dia, mover os cartões de uma lista para a outra conforme forem evoluindo dentro do projeto.

>> Tabela de preços freela: qual é o método perfeito para cobrar pelo seu trabalho?

Por que eu gosto tanto do Trello?

Disse lá em cima que sou fã e, mais do que apenas usar o Trello, fico fazendo propaganda dele por aí. Mas por quê isso e por que fiz questão de fazer um artigo sobre como usar o Trello?

1. É de graça

A gente gosta de tudo que é bom e não precisa pagar, né? O Trello na verdade existe no modelo Freemium (gratuito até certo ponto, depois precisa passar a pagar assinaturas mensais).

Na nossa rotina como freelancer, porém, isso dificilmente irá acontecer, já que os recursos são bastante completos. A não ser que você queira fazer upload de arquivos muito grandes, usar power-ups como o de controle de tempo ou acessar as novas formas de visualização da plataforma. 

Quem é Premium ou Enterprise agora pode ver os seus quadros de uma maneira completamente diferente, em cronograma, tabela, painel ou calendário. Assim, isso pode ser bem interessante, mas, se trata mesmo de visualizar a mesma coisa que você já tem acesso em outro formato.

2. Permite a colaboração

Mesmo trabalhando sozinhos, a colaboração faz parte da nossa rotina. Clientes e parceiros de projetos podem participar de seus quadros, apenas visualizando ou também contribuindo para a realização das tarefas.

Ah, e a cada novo usuário que você convidar para o Trello, ganha um mês grátis no plano Premium!

3. É muito simples de usar

Encontrei poucas pessoas até hoje que tiveram dificuldade em entender como utilizar o Trello. A interface da ferramenta é maravilhosa, além da simplicidade da própria metodologia Kanban – no fim das contas, é parecido com colar post-its na sua parede do home office.

4. Permite a criação de vários quadros

Também gosto do Trello pela possibilidade de criar vários quadros, um para cada finalidade. No meu caso, tenho quadros específicos para determinados clientes (e copio os cartões para o meu quadro principal, quando necessário). Também crio quadros quando preciso organizar algum grande projeto pessoal (viagem de férias, festa de aniversário, mudança, etc).

Para cada quadro você pode definir quem serão os usuários com acesso, qual será seu formato de listas, entre outras configurações.

>> Confira 5 regras de organização do home office para ser mais produtivo

Como usar o Trello? Minhas dicas!

Desde que comecei a usar o Trello, aprendi também a utilizá-lo da forma que mais fazia sentido para mim. Foi assim que a ferramenta se tornou tão útil na minha rotina.

1. Aproveite os modelos de quadros inspiradores

O Trello possui uma lista de quadros inspiradores! Uma coletânea de modelos para diferentes finalidades que você pode simplesmente copiar, sem precisar criar do zero o seu. Da dieta à viagem de férias, tem bastante coisa útil por lá!

Aliás, criei um modelo de quadro para freelancers:

E também fiz um vídeo tutorial sobre como utilizar este quadro – ou criar o seu. Está abaixo:

2. Mantenha sempre aberto no navegador

Para mim funciona assim, deixo o Trello sempre aberto no meu navegador enquanto trabalho, como uma guia fixa. A cada tarefa que finalizo, atualizo no quadro. Também a cada nova ideia, atualização de cliente… tudo o que surgir durante o dia vai para lá, evitando que se perca no caminho.

3. Use o app para celular

Quando não estou na frente do computador, faço o mesmo. Porém utilizo o aplicativo para celular, que é bastante semelhante ao aplicativo para desktop. Por isso mantenho a primeira lista como “Boas Ideias”, assim jogo tudo que é novo ali e depois atualizo com calma ao chegar no home office.

4. Personalize para a sua realidade profissional

Apesar de os modelos inspiradores serem excelentes para você começar a usar o aplicativo, se quiser aprender como usar o Trello da melhor forma, o ideal é começar a criar os quadros do zero, da maneira que tem mais a ver com a sua realidade pessoal e profissional.

Copiar e adaptar quadros inspiradores também está valendo! O que importa é que essa ferramenta se torne realmente usual para o seu dia a dia.

5. Arquive o que não precisar mais

A cada final de mês, faço uma limpeza no meu quadro do Trello principal. Todas as tarefas que estão marcadas como “finalizadas” são revisadas e arquivadas. Se não podem mais “voltar dos mortos”, não precisam mais ficar à vista.

Faço uma revisão também semanal do que está em cada coluna, tomando ações para que avancem logo para a lista seguinte. Afinal, esse é o objetivo da ferramenta: ajudar com que os projetos sejam concluídos!

6. Siga cartões, listas ou quadros para não perder nada

Se você trabalhar com outras pessoas e precisar ficar de olho no fluxo de trabalho ou em alguma tarefa , é possível seguir os cartões, listas ou quadros para receber notificações sempre que houver alterações neles.

Isso significa que você será notificado sobre todos os comentários, alteração ou proximidade de datas de entrega, movimentações e arquivamento de cartões.

>> O que é CRM e por que freelancers deveriam usar essa ferramenta?

7. Automatize o fluxo de trabalho

Outra funcionalidade que pode ser útil para quem está aprendendo como usar o Trello é a possibilidade de automação de tarefas. O Butler permite que você utilize regras para automatizar o fluxo de trabalho.

No menu do seu quadro existem algumas dicas de automação pré-prontas com base nas tarefas repetitivas. Entre elas, pode estar, por exemplo, “todo dia ordenar a lista por data de entrega”. Além disso, você pode criar regras personalizadas.

Como usar o Trello: resumo

• O Trello é um aplicativo de gerenciamento de projetos (para celular e para navegador), baseado na metodologia Kanban. 
• Os seus principais elementos são os quadros, as listas, os cartões e existe fluidez entre eles.
• A ferramenta é gratuita, a não ser que você queira acessar recursos extras. Mas, como ela já é bastante completa, então provavelmente atenda às suas necessidades.
• O Trello é colaborativo e permite que clientes e parceiros participem dos projetos.
• A facilidade de uso é uma das grandes vantagens do Trello.

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Você também utiliza essa ferramenta? Tem alguma dica importante para quem está aprendendo como usar o Trello? Ou também usa um modelo inspirador de quadro que pode ser útil para outros profissionais?

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