Você escolheu ser autônomo porque estava exausto do seu antigo emprego, ou porque queria flexibilidade, ou, simplesmente, porque trabalha melhor sem uma figura de autoridade pairando sobre você. Quaisquer que sejam as razões, você está aqui agora. Você é seu próprio contador, departamento financeiro, gerente de projeto e representante de vendas.
Ser seu próprio patrão pode ser o inferno ou o paraíso. Como freelancer, existem alguns obstáculos comuns que você enfrentará ao longo dessa estrada longa e esburacada. Não cumprir os prazos de um projeto é um deles. Não cumprir os prazos de vários projetos é outro. O ponto é que representar os múltiplos papéis de Gerente de Projeto / Membro da Equipe / Superhumano Onipotente nem sempre funciona.
Para reduzir a ocorrência de contratempos em seus freelas, siga estas dicas de gestão de projetos:
1. Priorize
O número de itens que você conseguiu riscar da sua lista de tarefas não importa. É a qualidade dessas tarefas e sua eficiência em completá-las que vai fazer diferença na sua carreira. Pode haver um número infinito de tarefas menores em um dia e você pode cumprir todas elas, mas se você perder aquele item realmente importante para um cliente, você pode muito bem não ter feito nada naquele dia.
Então, você tem que priorizar. Você pode fazer isso de maneiras diferentes. Você pode lidar com as tarefas mais importantes primeiro, ou pode terminar as tarefas não essenciais mais rapidamente para deixar mais tempo para as tarefas mais urgentes depois.
2. Compartimentalize
Esse é um conselho de gestão de tempo muito comum, especialmente válido para gestão de projetos. Um projeto pode parecer bastante intimidante por causa de sua falta de familiaridade, seu escopo amplo ou a grande quantidade de trabalho que você terá que investir.
Tome um fôlego. E, em seguida, compartimentalize a tarefa em segmentos menores, menos intimidantes e mais fáceis de resolver. Isto é como um mini plano de ação para cada tarefa individual gigantesca. Dividido em pequenos degraus, você não só escala cada nível mais rapidamente, mas também garante que nenhuma parte do projeto tenha sido negligenciada ou feita apressadamente. A compartimentação irá reduzir o estresse e a ansiedade associados a projetos assustadores em grande medida.
3. Defina limites de tempo
Além de compartimentar, você também deve definir metas específicas para seus projetos. Quando um aspecto de tempo é adicionado à maneira como você visualiza seu projeto, você cria automaticamente maneiras de fazê-lo melhor no período de tempo determinado. Cada meta/meta do projeto deve ter uma data/hora de início e uma data/hora final ideal.
Você pode acompanhar seu progresso em relação ao tempo ideal que você deveria ter tomado para concluir a tarefa. Se você estiver com pouco tempo, analise seus cálculos para o momento ideal ou descubra o que está impedindo que você atinja o horário padrão.
4. Faça uso de ferramentas organizacionais
O futuro está aqui e trouxe consigo ferramentas organizacionais alucinantes. Se você preferir a rotina de quadros brancos e notas adesivas, fique com ela. Mas você também pode adotar ferramentas organizacionais da nova era. Agendamento, colaboração, gerenciamento de equipe, finanças pessoais ou organização de e-mails: qualquer coisa que você precise fazer, provavelmente possui uma ótima ferramenta organizacional para apoiá-lo.
Aproveite essas ferramentas de acordo com suas necessidades e leve seu jogo de gestão de projetos para o próximo nível.
5. Tenha um sistema
Se você realmente deseja aprimorar seu gerenciamento de projetos, considere a criação de um sistema. Depois de descobrir os requisitos do seu fluxo de trabalho e ter um plano de ataque geral que seja comum a todos os seus projetos, você saberá mais ou menos o que precisa do sistema.
Com base nisso, você pode optar por uma versão gratuita ou premium do software de gerenciamento de projetos que atenda às suas necessidades. Você pode experimentar várias ferramentas para ver quais se adaptam melhor ao seu fluxo de trabalho. Encontre a combinação que funciona melhor para você, e voilà, você tem software de gerenciamento de projetos personalizado no lugar.
6. Atualize seus projetos diligentemente
Na maioria das vezes, é provável que você esteja fazendo malabarismos com vários projetos de uma só vez. No começo, os detalhes de cada projeto são cristalinos em seu espaço de trabalho mental. Mas, à medida que o tempo avança e você se aprofunda no mecanismo interno de cada um, é provável que os detalhes fiquem enlameados.
Portanto, salve-se do problema e se comprometa a atualizar seus projetos no sistema com diligência. Quando você terminar uma tarefa, atualize-a. O prazo mudou? Atualize. Uma nova tarefa foi adicionada? Atualize isso!
Fazendo atualizações regularmente irá mantê-lo no caminho certo e mostrar exatamente onde você está na trajetória que mapeou para cada um dos seus projetos.
7. Dê um tempo
Fazer pausas no trabalho é criminalmente subestimado e não incentivado o suficiente.
Você pode pensar que, por ser freelancer ou trabalhar em casa, deve atacar seus projetos sem parar. Mas você descobrirá que seu corpo e sua mente acumularão fadiga a uma taxa exponencial, levando a um esgotamento inevitável.
Em seu fluxo de trabalho, reserve tempo para intervalos. Se você tiver mapeado um cronograma para o dia ou uma lista de tarefas, assegure-se de manter intervalos suficientes entre tarefas extenuantes. Provou-se que as pausas adequadas não apenas reduzem a fadiga mental e física, mas também aumentam sua motivação, produtividade e criatividade – uma situação em que todos ganham.
8. Evite distrações
No espírito de equilíbrio, este ponto refere-se a não fazer muitas pausas ou intervalos desnecessários. Uma pausa que envolve ser sugada para um buraco negro na mídia social ou assistir a um episódio de Stranger Things que se transforma em uma maratona da temporada? Isso não é uma pausa; é uma distração desastrosa e viciante.
A internet está cheia de distrações. Como a maior parte do trabalho que você faz é na internet, aceite que você vai encontrar uma mais cedo ou mais tarde. O que pode ser feito para evitar? Exercite o autocontrole. Além disso, instale uma extensão de rastreamento de tempo como o Chrome Nanny, que limita o tempo gasto por você em seus sites favoritos a um determinado número de minutos por dia.
9. Feito é melhor que perfeito
Quer ser o verdadeiro MVP? Entregue um MVP. Brincadeiras à parte, MVP significa Minimum Viable Product. Refere-se à quantidade mínima de trabalho necessária para colocar um produto ou serviço comercializável no mercado.
Você pode ter uma tendência a aperfeiçoar ou polir certas partes de um projeto. Se você fizer isso no final do projeto, se ainda tiver tempo, isso não será um problema. No entanto, se você ficar preso ao aperfeiçoar um único elemento enquanto ainda tiver mais vinte compartimentos para montar, não parece ser uma coisa muito sensata a se fazer.
Lembre-se de que feito é melhor que perfeito. Pode ser muito tentador concluir cada parte de um projeto para que fique perfeito, mas isso não é prático nem realista. Seu foco deve estar em entregar, em vez de na perfeição.
10. Lembre-se de suas lições aprendidas
Compile uma lista de lições aprendidas com seus projetos anteriores. Pergunte a si mesmo o que você fez certo e o que você fez de errado nesses projetos. Procure por padrões. Essa pode ser uma ótima maneira de descobrir quais erros você está fazendo repetidamente. Se você está trabalhando com uma equipe, peça a eles que façam uma análise objetiva do que eles acham que poderia ter sido feito melhor. Isso garante que você aprenda com seus bons dias e seus dias ruins. O ponto é continuar crescendo com cada projeto.
O gerenciamento de projetos é uma função dinâmica e em constante mudança. Você pode precisar testar e errar o caminho através de diferentes abordagens, ferramentas e combinações dos dois para descobrir o que funciona melhor para você. Esse é o sistema que você deve seguir.
Como trabalhador autônomo ou freelancer, você precisa de toda a ajuda que puder obter. Espero que estes truques de gerenciamento de projetos conseguem fazer exatamente isso.
Fretty Francis é executiva de marketing digital da SoftwareSuggest. Suas áreas de especialização incluem software de gerenciamento de projetos e software de comércio eletrônico. Em seu tempo livre, ela trabalha como escritora freelancer e gosta de viajar por aí.
Este texto foi traduzido em parceria com o autor a partir do original publicado no blog Freelancers Union.