Todo freelancer, empreendedor ou autônomo está acostumado com a sobrecarga de trabalho. Às vezes de uma forma muito intensa e outras nem tanto, mas a verdade é que as milhões de questões que você precisa resolver parecem nunca acabar. A principal razão de trabalhar por conta própria — ter mais controle do seu tempo — vai se tornando um sonho cada vez mais distante.
Em vários momentos, você se sente tão sobrecarregado que acaba desacelerando. Até demais. O trabalho começa a acumular, você não consegue dar conta de todas as demandas e, enquanto isso, os clientes estão contando com as suas entregas. Você é o gargalo e não sabe como sair dessa situação.
Eu já estive nesse lugar várias vezes e, volta e meia, ainda me encontro profundamente sobrecarregado. Mas tenho um método para sair dessa, e é isso que gostaria de mostrar aqui. São cinco passos, e o primeiro é tentar tirar as coisas de dentro da sua cabeça.
1. Tire as coisas da sua cabeça
Estar sobrecarregado não tem a ver com o tamanho da sua lista de tarefas. Estar sobrecarregado tem mais a ver com o fato da sua mente estar girando em círculos, tentando colocar ordem no caos ao seu redor. Você está tentando resolver um problema de fato sem solução (fazer tudo de uma vez).
Quanto mais tempo passamos deixando o caos ocupar nossas cabeças, menos tempo temos para realmente nos concentrar nas atividades. Enquanto sua mente estiver tentando resolver todos os problemas de uma só vez, fica bem mais difícil se concentrar em uma única tarefa e realizá-la e, assim, a sobrecarga de trabalho parece ainda maior.
Então, o primeiro passo para sair desse caos mental é tirar tudo da sua cabeça, organizar sua mente e abrir espaço para a calma — o que, por sua vez, permitirá que você se concentre mais.
A minha maneira preferida de colocar a cabeça em ordem é usando um mapa mental (mind map, em inglês). Para mostrar como fazer isso, vou usar o Mindmup, que tem versão gratuita. Nas versões gratuitas, seus mapas mentais são públicos e qualquer pessoa pode vê-los. As versões pagas permitem que você salve mapas privados e são bem acessíveis.
É assim que eu faço:
- Crie um novo mapa mental no Mindmup;
- Clique na caixinha e nomeie com algo tipo “Todas as minhas tarefas”;
- Comece a lançar no mapa tudo que está girando na sua cabeça. Não se preocupe com a organização, por enquanto — apenas tire tudo da sua mente.
Foi assim que eu comecei:
Ok, não são muitas coisas, mas como dá pra ver algumas delas podem se tornar grandes demais. A questão é que você deve tirar todas elas da cabeça para começar a dar um sentido a tudo que precisa fazer.
Continue — apenas pegue o que vier na cabeça e coloque no mapa. Novamente, não se preocupe com a organização das coisas agora — vamos fazer isso na etapa seguinte.
Além disso, não perca tempo tentando fazer uma lista completa dos itens que te preocupam. Novas questões vão surgir, então coloque no mapa apenas o que conseguir pensar nesse momento.
>> Meditação e trabalho: como ela tem me ajudado na rotina de freelancer
2. Organize todas as suas tarefas
Quando finalizar, você pode começar a organizá-las melhor. Esse é o processo de juntar e relacionar as coisas.
Por exemplo, há três tarefas no meu mapa mental que se inserem na minha vida pessoal (e não no meu negócio) — levar o cachorro para passear, fazer minha declaração de imposto de renda e ligar para a minha mãe. Então, vou criar um novo tópico chamado “Pessoal” e juntar esses três itens lá. Assim ficaria o meu mapa mental:
Já que todos os outros itens tem a ver com o trabalho, não vou criar um outro tópico só para isso. É claro que você não precisa seguir as minhas categorias — use como fizer mais sentido pra você, os mapas mentais são fáceis de mudar, se necessário.
Seu mapa mental pode começar a ficar meio confuso:
Mas a mágica do Mindmup é que você pode “guardar” alguns assuntos para que fiquem ocultos e deixar o mapa mais organizado. No Mindmup, a tecla “/“ esconde uma caixinha atrás de outra:
Pronto, já ficou bem melhor, a sobrecarga de trabalho parece ter diminuído um pouco, não é mesmo? Hora de analisar as prioridades.
3. Estabeleça prioridades
Agora que você tem a maior parte das suas coisas no mapa mental e organizou os assuntos relacionados, precisa priorizar seu trabalho. Existem duas coisas que vão tornar sua vida muito mais fácil quando se pensa em priorizar:
- Primeiro, você só consegue trabalhar em uma tarefa ao mesmo tempo. Portanto, mesmo que você escolha apenas um tema como sua prioridade, tudo bem. Geralmente, escolho três porque eu ficaria louco se tivesse que trabalhar em apenas uma coisa por dia.
- Segundo, eu reviso e ajusto minhas prioridades todos os dias. Logo, o que você escolher agora pode mudar amanhã (falaremos mais sobre isso em breve).
Para priorizar as atividades, vou movendo os tópicos para cima e para baixo (no meu Mac posso fazer isso com a seta para cima ou seta para baixo, no Windows serão as versões Ctrl ou Alt das teclas de seta).
Decidi que cuidar dos meus clientes atuais deve ser prioridade, depois melhorar meu site e, em seguida, meu marketing. Então, movimento os tópicos até que meu mapa fique assim:
Deixei minhas tarefas pessoais à esquerda porque quero lidar com elas separadamente. Também adicionei um tópico chamado “Coisas para resolver” — sempre que me lembro de algo, adiciono a esse tópico para não esquecer.
Neste ponto, você deu um grande passo adiante. Não apenas passou a maior parte das coisas que ficam na sua cabeça para o mapa mental, como também tomou uma decisão sobre o que precisa ser feito primeiro.
Você poderia parar por aqui. Já sabe o que precisa ser feito de imediato e, se conseguir focar apenas no que é prioridade, será um grande avanço.
Mas todos nós sabemos como é fácil se distrair, então precisamos encontrar uma maneira de não deixar essas distrações atrapalharem e a sensação de sobrecarga no trabalho voltar.
4. Tenha consciência do que está fazendo com o seu tempo
Eu facilmente me distraio com novas tecnologias, aplicativos e coisas que vão tornar minha vida muito mais fácil. Por exemplo, atualmente estou implementando um sistema chamado RightMessage em meu site. A sua finalidade é me ajudar a entender o que as pessoas realmente querem. Acontece que é fácil para mim ficar “brincando” com o aplicativo e descobrindo todos os seus recursos.
Quando dou por mim, já perdi uma hora nessa “brincadeira”. O problema é que nunca percebo quando estou fazendo isso.
Eu sei que só posso melhorar meu foco nas coisas importantes se também souber onde estou realmente gastando meu tempo.
Para fazer isso, vou usar uma planilha de horas.
Minha planilha de horas é muito simples. Os dias da semana ficam na parte superior e cada dia é dividido em blocos de 30 minutos, na esquerda. Ao longo do dia vou preenchendo a planilha com as tarefas que vou fazendo e o tempo que gasto com cada uma delas.
Veja um exemplo:
Agora vamos ver como o mapa mental e a planilha de horários se unem para me ajudar a sair da sobrecarga de trabalho.
5. O ritual diário
Já escrevi antes sobre o poder das rotinas de desligamento diário — a ideia de que você finalize cada dia com um ritual para encerrar o expediente e se desconectar do trabalho.
Mas as rotinas diárias de início são igualmente poderosas — elas o preparam para o dia que se inicia. Para lidar com a pesada sobrecarga de trabalho, adiciono duas etapas à minha rotina de “largada” diária:
- Revisar o mapa mental para ter certeza de que vou trabalhar nas coisas mais importantes do momento;
- Fazer uma lista das três principais tarefas que desejo finalizar hoje.
Quando você está lidando com uma grande sobrecarga de trabalho, as coisas podem mudar rapidamente. Para ter certeza de que ainda estou me concentrando nas atividades mais importantes, começo meu dia com uma revisão do meu mapa mental. Eu, literalmente, abro todos os tópicos, focando nos de alta prioridade, e verifico se o que está no topo ainda deve estar lá. Se necessário, movimento os itens para que as coisas mais importantes do momento fiquem no topo.
Em seguida, faço uma lista das tarefas de maior prioridade que quero fazer no dia (e coloco um post-it na parede). Às vezes, há apenas um item nessa lista. Às vezes, são três. Agora vêm as duas coisas que realmente fazem a diferença:
- Não faça nada até que o primeiro item da lista já tenha sido realizado. Registre o seu gasto de tempo.
Isso parece muito simples — e é surpreendentemente difícil de fazer. Você pode já ter outros compromissos em sua agenda, precisa verificar o e-mail e sabe que aquela mensagem vai chegar. Sei que preciso lidar com essas coisas de qualquer maneira, logo, me disciplino para verificar os e-mails apenas quando é realmente necessário.
Focar nas prioridades e controlar o tempo é a maneira mais rápida de conseguir realizar as tarefas mais importantes.
Como isso tudo ajuda a evitar a sobrecarga de trabalho
Os princípios por trás dessa técnica são simples, mas bem eficazes.
- Você não consegue lidar com a sobrecarga de trabalho se a sua cabeça continua girando em círculos. Tirar um pouco esse peso da mente ajuda a olhar para tudo o que tem para fazer de forma objetiva.
- Entenda melhor esse caos agrupando as coisas.
- Existem centenas de tarefas importantes, mas agora há apenas uma que deve ser mais importante que as demais.
- Concentre-se em fazer somente o que identificou como sendo prioridade. Registre o tempo de trabalho para que possa se lembrar do que fez.
- Revise a sua lista todos os dias para ter certeza de que está sempre focado no que é prioridade.
Se conseguir manter essa técnica por um período, vai olhar para trás depois de algumas semanas e ficar surpreso com o quanto já fez. A sobrecarga de trabalho não estará mais ditando o ritmo da sua vida.
Resumo: como acabar com a sobrecarga de trabalho
Em resumo, existem duas ferramentas e um processo de cinco etapas para sair de uma sobrecarga de trabalho.
As ferramentas são:
- um mapa mental para tirar as coisas da sua cabeça;
- uma planilha de horários para lembrar no que você deve focar.
As cinco etapas do processo são:
- Tire tudo da sua cabeça e coloque no mapa mental;
- Entenda melhor o caos agrupando as coisas que são relacionadas;
- Priorize — mova os itens importantes para o topo;
- Controle o seu tempo para não esquecer de se concentrar naquilo que é prioridade;
- Comece o dia revisando o seu mapa mental e escolhendo uma ou duas tarefas que devem ser concluídas naquele dia.
Em seguida, concentre-se em fazer apenas uma tarefa de cada vez e mantenha o controle do seu tempo para não ocupá-lo com outras coisas.
Espero ter ajudado.
Artigo originalmente publicado no site britewrx, traduzido e adaptado com autorização do autor, Neville Chamberlain.
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